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A la hora de organizar un evento hay muchas cosas a tener en cuenta: proveedores que buscar, personal que organizar y coordinar, decisiones que tomar, pequeños detalles que no se pueden olvidar, presupuestos que cuadrar, imprevistos que solucionar… La buena noticia es que todo es posible con ingenio y organización. Aquí van 10 consejos para hacer que tu evento destaque entre la multitud.
Establecer objetivos con métricas cuantificables será muy útil también para que podamos medir nuestro progreso y para que el equipo entienda bien qué es lo que hay que hacer y cómo. A partir de aquí podremos fijar la fecha y planificar el desarrollo y la duración del evento, el presupuesto, el diseño del espacio, el catering, las necesidades técnicas y de personal, y todos esos detalles con los que conseguiremos arrancar de los asistentes una exclamación de admiración.
Una buena opción, si se trata de la presentación de un producto, es extraer de sus cualidades un concepto integrador para todo el evento. Y si es posible hacerlo, permite a los asistentes que lo prueben. Como indicábamos en el primer punto, el objetivo de tu evento será el que marque todo lo demás. Pero no dudes en pensar a lo grande, y si te agobia el presupuesto no te preocupes, porque una buena idea no tiene por qué ser muy costosa. Investiga sobre cómo llevarla a cabo recurriendo al ingenio y buscando los proveedores adecuados.
Para que todo el equipo esté al tanto de cualquier modificación o cambio realizado en el documento puedes utilizar herramientas digitales muy útiles como Slack o Trello. En cuanto a los tiempos, si se trata de un evento con gran número de asistentes lo ideal es empezar a prepararlo al menos con seis meses de antelación. Si es algo más modesto con dos o tres meses puede ser suficiente.
Contar con sponsors hará que el evento tenga más visibilidad y atraerá, sin duda, muchos más asistentes. No dudes en echar un vistazo también a otros eventos similares al tuyo, ahí verás con qué empresas han colaborado.
5) Bowling Chamartín. Sí, también una bolera puede ser un sitio original donde celebrar un evento corporativo. La posibilidad de jugar y competir hará que los asistentes pasen un rato inolvidable. 6) Abadía de Párraces: La majestuosidad de este antiguo monasterio del siglo XVI situado a tan solo 50 minutos de Madrid es una buena opción para un evento de gran tamaño ya que entre sus dos claustros pueden albergar alrededor de 1000 personas. También cuenta con un salón renacentista que puede acoger 500 personas más.
También puedes permitir que los asistentes se lleven un recuerdo fotográfico poniéndose al volante de estos coches que llaman la atención allá donde se encuentran. Durante el evento, no dudes en introducir alguna actuación. Dependiendo de tu presupuesto puedes recurrir a algún músico más o menos famoso, alguna compañía de teatro o danza, o incluso un mago, un hipnotizador o un monologuista. Una vez más, si has optado por un evento temático, el propio concepto te indicará cuál puede ser la actuación más adecuada. Hay artistas que son siempre apuesta segura, como el pianista Borja Niso, pero no dudes en consultar a empresas especializadas como Espectalium o La Factoría del Show. Ahí también encontrarás opciones para elegir el presentador o presentadora que lleve a buen puerto todo el evento. La elección de un buen maestro de ceremonias marcará seguro la diferencia.
4) Ciboulette: La perfección elevada a la máxima potencia. Su cocina, muy mediterránea, se basa en materias primas de la mejor calidad. Otro plus es su personal. Tienen su propia escuela de camareros y doncellas. 5) Medems Catering: “Artesanía gastronómica del siglo XXI”. Toda una declaración de intenciones. Un catering, con numerosos premios y reconocimientos, tras el que se encuentra un equipo apasionado por la buena gastronomía.
El personal del evento: camareros, seguridad, técnicos, azafatas… debe ser fácilmente identificable, por lo que es aconsejable que lleven el mismo vestuario y que en él se vea claramente el logo del evento. Cuando los invitados se vayan será el momento de entregarles la goodie bag. Si se ha presentado un producto, una muestra del mismo será lo ideal. Si se trata de algún servicio una tarjeta descuento también puede ser una buena opción. Y si tenemos sponsors les daremos la opción de incluir aquí algún detalle para los asistentes.
1. Las ideas claras
¿Cuál es el objetivo del evento? No es lo mismo presentar un nuevo producto que celebrar un congreso o hacer una entrega de premios. Tener muy claro qué es lo que vamos a hacer nos dará las claves para empezar a planificar nuestro evento focalizando en el público objetivo, porque finalmente los protagonistas van a ser nuestros invitados. Establecer objetivos con métricas cuantificables será muy útil también para que podamos medir nuestro progreso y para que el equipo entienda bien qué es lo que hay que hacer y cómo. A partir de aquí podremos fijar la fecha y planificar el desarrollo y la duración del evento, el presupuesto, el diseño del espacio, el catering, las necesidades técnicas y de personal, y todos esos detalles con los que conseguiremos arrancar de los asistentes una exclamación de admiración.2. El concepto
Una tendencia en auge, en eventos de todo tipo, es la de las celebraciones temáticas. Si el evento te lo permite, no dudes en desarrollar un concepto unificador que le de cohesión . Esto te dará pie a decidir si necesitas un espacio más industrial, más clásico, más acogedor… También la decoración tendrá que transmitir adecuadamente el concepto elegido. Si, por ejemplo, se trata de un evento relacionado con la gastronomía, puedes recurrir a diseñar un gran huerto vertical que sea el punto de atención, en vez de los ya habituales jardines. Una buena opción, si se trata de la presentación de un producto, es extraer de sus cualidades un concepto integrador para todo el evento. Y si es posible hacerlo, permite a los asistentes que lo prueben. Como indicábamos en el primer punto, el objetivo de tu evento será el que marque todo lo demás. Pero no dudes en pensar a lo grande, y si te agobia el presupuesto no te preocupes, porque una buena idea no tiene por qué ser muy costosa. Investiga sobre cómo llevarla a cabo recurriendo al ingenio y buscando los proveedores adecuados.3. Empieza la planificación
Si ya tienes una foto mental de cómo quieres que sea tu evento te recomendamos que antes de dar ningún paso empieces por el orden y la organización, dos factores que van a ser clave para que todo salga a la perfección y no haya sustos de última hora, así que prepara un documento donde vayas anotando todas las tareas a realizar y los tiempos para ejecutar las mismas. Para que todo el equipo esté al tanto de cualquier modificación o cambio realizado en el documento puedes utilizar herramientas digitales muy útiles como Slack o Trello. En cuanto a los tiempos, si se trata de un evento con gran número de asistentes lo ideal es empezar a prepararlo al menos con seis meses de antelación. Si es algo más modesto con dos o tres meses puede ser suficiente.4. Calcula el presupuesto
Una vez definida la lista de tareas es hora de que hagas números. Aunque todavía no hayas empezado a contactar con proveedores, debes marcar un presupuesto máximo para cada una de las necesidades del evento. Tendrás que tener en cuenta: espacio donde se desarrollará, catering, decoración y brandeado, personal de seguridad, posible transporte para los asistentes, presentador o presentadora, actuación si la hubiera, personal técnico y necesidades audiovisuales, azafatas, marketing y comunicación… y no olvides dejar una partida para posibles gastos inesperados, porque siempre los hay.5. Queridos sponsors
Si una vez que has hecho números decides buscar sponsors puedes empezar por hacer un listado de empresas afines, pero piensa qué les puedes ofrecer, ya que un patrocinio debe ser beneficioso para ambas partes. Lo importante es que les presentes, de forma muy clara y concisa, los beneficios que les aportará la participación en tu evento: prestigio de marca, alcance, fidelización, etc. Contar con sponsors hará que el evento tenga más visibilidad y atraerá, sin duda, muchos más asistentes. No dudes en echar un vistazo también a otros eventos similares al tuyo, ahí verás con qué empresas han colaborado.6. Sé original
Si realmente quieres sorprender, la búsqueda de un espacio diferente puede lograr de forma inmediata ese factor sorpresa tan deseado. Antes de empezar tu búsqueda tienes que tener muy claro el número de asistentes aproximado y también el concepto, en caso de que hayas optado por realizar un evento con una temática concreta. En Madrid tienes infinidad de espacios para elegir. Aquí te proponemos cinco opciones muy diferentes: 1) Salón Leclab. Un céntrico espacio situado en un palacete que fue premio de arquitectura en 1914. Más de 400 metros cuadrados de puro glamour y sofisticación con grandes ventanales y un aire bohemio que deslumbrará a tus invitados. 2) La Cava Oculta del Hotel Urban. Para un evento realmente exclusivo, aunque no apto para muchos invitados, no dudes en considerar este misterioso espacio situado en el sótano del hotel de cinco estrellas Urban donde se encuentra la selección de más de 1.000 botellas realizada por el sumiller del hotel. Un espacio poco conocido que seguro despertará la admiración de tus asistentes. 3) Real Fábrica de Tapices. Un lugar que respira historia por los cuatro costados. Fundada en 1721 por Felipe V se traslada en el siglo XIX a su actual sede cerca de Atocha en un increíble edificio neomudéjar. Celebrar un evento en sus salas o en sus increíbles jardines es sinónimo de éxito asegurado. 4) Faro de Moncloa: Ese faro mítico que tiene 110 metros de altura ofrece unas vistas insuperables del skyline madrileño. Si lo que buscas es un evento con vistas aquí tendrás las mejores. 5) Bowling Chamartín. Sí, también una bolera puede ser un sitio original donde celebrar un evento corporativo. La posibilidad de jugar y competir hará que los asistentes pasen un rato inolvidable. 6) Abadía de Párraces: La majestuosidad de este antiguo monasterio del siglo XVI situado a tan solo 50 minutos de Madrid es una buena opción para un evento de gran tamaño ya que entre sus dos claustros pueden albergar alrededor de 1000 personas. También cuenta con un salón renacentista que puede acoger 500 personas más.7. Busca el factor sorpresa
Los eventos “a ciegas”, aquellos donde no indicas el lugar donde se celebra y los asistentes no saben donde les van a llevar, suelen crear mucha expectación, pero en este caso tendrás que gestionar también el transporte para todos los asistentes. Para ello puedes alquilar los coches de estética retro de la marca Hurtan que encontrarás en VeryVip Cars. Y no solo pienses en ellos como método de transporte, porque si integras cualquiera de estos coches exclusivos en tu evento tendrás un foco de atención asegurada. También puedes permitir que los asistentes se lleven un recuerdo fotográfico poniéndose al volante de estos coches que llaman la atención allá donde se encuentran. Durante el evento, no dudes en introducir alguna actuación. Dependiendo de tu presupuesto puedes recurrir a algún músico más o menos famoso, alguna compañía de teatro o danza, o incluso un mago, un hipnotizador o un monologuista. Una vez más, si has optado por un evento temático, el propio concepto te indicará cuál puede ser la actuación más adecuada. Hay artistas que son siempre apuesta segura, como el pianista Borja Niso, pero no dudes en consultar a empresas especializadas como Espectalium o La Factoría del Show. Ahí también encontrarás opciones para elegir el presentador o presentadora que lleve a buen puerto todo el evento. La elección de un buen maestro de ceremonias marcará seguro la diferencia.8. Conquista por el estómago
En todos los eventos se ofrece comida y bebida en más o menos cantidad, y de peor o mejor calidad. Pero en tu evento desecha la idea de que cualquier cosa vale. Si queremos que los invitados se lleven un buen sabor de boca, nunca mejor dicho, la elección de un buen catering resulta fundamental. Aquí tienes algunas opciones para no fallar: 1) Paco Roncero Catering: Alta cocina creativa y vanguardista cuyo autor no necesita presentación. Producto excelente y servicio exquisito. 2) Isabel Maestre: Buen gusto y refinamiento es su carta de presentación. Casi 40 años ofreciendo alta cocina tradicional. 3) Cristina Oria. Joven chef y empresaria que fabrica incluso su propio aceite de oliva. Su foie está considerado uno de los mejores del mundo y dicen que no hay mesas más bonitas que las suyas. 4) Ciboulette: La perfección elevada a la máxima potencia. Su cocina, muy mediterránea, se basa en materias primas de la mejor calidad. Otro plus es su personal. Tienen su propia escuela de camareros y doncellas. 5) Medems Catering: “Artesanía gastronómica del siglo XXI”. Toda una declaración de intenciones. Un catering, con numerosos premios y reconocimientos, tras el que se encuentra un equipo apasionado por la buena gastronomía.9. Esos pequeños grandes detalles
Todo, todo, todo, debe estar pensado y planificado al milímetro. Piensa, por ejemplo, donde aparcarán su coche los asistentes o quién los recibirá a su llegada. Imagina también qué necesidades tendrán una vez entren al evento. Si es invierno debes tener un servicio de guardarropía bien visible y fácilmente accesible. La climatización, la aromatización, la acústica… todo debe estar preparado. El personal del evento: camareros, seguridad, técnicos, azafatas… debe ser fácilmente identificable, por lo que es aconsejable que lleven el mismo vestuario y que en él se vea claramente el logo del evento. Cuando los invitados se vayan será el momento de entregarles la goodie bag. Si se ha presentado un producto, una muestra del mismo será lo ideal. Si se trata de algún servicio una tarjeta descuento también puede ser una buena opción. Y si tenemos sponsors les daremos la opción de incluir aquí algún detalle para los asistentes.